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東莞飯堂承包公司如何砍掉多余成本,狠抓采購管理!


東莞飯堂承包公司如何砍掉多余成本

一、加強采購的原材料管理

加強餐飲業的原材料管理,是提高餐飲經濟效益的主要目的之一。餐飲業在保證服務質量的前提下,加強采購管理,有利于降低餐飲原料成本,是提高產品質量,獲得豐厚利潤的重要環節。

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1. 切莫忽視原材料管理

為做好原料的購進工作和生產出質量穩定的菜品,必須使用質量穩定的原料,這需要制定 “標準采購規格”,其內容包括原料的名稱、部位、產地、等級、外觀、色澤、新鮮度。還要制定“標準采購規格”,能迫使管理人員根據菜單預先確定各種原料的質量要求,使菜品原料的采購質量得以保證,避免因采購不穩定而引起產品質量下降。該標準也可作為驗收的質量標準依據,以便嚴格控制原料的質量。

標準采購規格是根據菜單提供的菜品要求而編制的,使用固定菜單的餐廳,在一段時間內其產品相對穩定,原料的采購規格也相對穩定,如果菜單變化或市場條件發生變化,采購規格就應根據形勢而調整,需修改或重新制定。確定標準規格是保證采購產品達到理想質量標準的一項重要措施。


2. 努力實現準時制采購

準時制采購也稱為JIT采購法。是一種基于供應鏈管理思想的先進的采購管理模式。是準時制管理方式在采購中的應用和反映。按照JIT管理原理,一個餐飲企業中的所有活動只有當需要進行的時候才進行,即只有在需要的時候,按照所需要的數量、質量,提供所需要的產品和服務。因此,企業按照JIT采購就是只在需要的時候(既不提前,也不延遲),按需要的數量,將企業生產所需要的合格的原材料和外購件采購回來。


準時制采購具有以下的幾點意義:

(1)可以大幅減少原材料與外購件的庫存。

(2)可以保證原材料與外購件的質量。

(3)由于穩定的規模采購降低了原材料與外購件的價格。

比較因素傳統采購準時采購

供應商選擇采用較多的供應商,要協調關系,質量不容易穩定采用較少的供應商,關系穩定,質量較穩定

供應商評價合同履行能力合同履行能力、生產涉及能力、物料配送能力、產品研發能力等

交貨方式由采購商安排,按合同交貨由供應商安排,確保交貨準時性

進貨檢查每次進貨檢查由于質量有保證,無需進貨檢查

信息交流信息不對稱,容易暗箱操作雙方高度共享準確實時信息,快速、可靠,易建立信任

采購批量與運輸大批量采購,配送頻率低、運輸次數較少小批量采購,供應商配送頻率高,運輸次數多


二、與供應商做朋友

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1. 企業與供應商是共贏關系

供應商管理是供應鏈采購管理中一個很重要的問題,它在實現準時化采購中有很重要的作用。在物流與采購中提出客戶關系管理并不是什么新概念,在傳統的市場營銷管理中早就提出了關系營銷的思想。供應鏈環管理環境下的客戶關系是一種戰略性合作關系,提倡一種雙贏(Win-Win)機制。從傳統的非合作性競爭走向合作性競爭、合作與競爭并存是當今餐飲企業關系發展的一個趨勢。


2、雙贏關系對實施準時化采購的意義

從前面對準時化采購原理和方法的探討中可以看到,供應商與制造商的合作關系對于準時化采購的實施是非常重要的,只有建立良好的供需合作關系,準時化策略才能得到徹底貫徹落實,并取得預期的效果。

從供應商的角度來說,如果不實施準時化采購,由于缺乏和制造商的合作,庫存、交貨批量都比較大,而且在質量、需求方面都無法獲得有效的控制。通過建立準時化采購策略,把制造商的JIT思想擴展到供應商,加強了供需之間的聯系與合作,在開放性的動態信息交互下,面對市場需求的變化,供應商能夠做出快速反應,提高了供應商的應變能力。對制造商來說,通過和供應商建立合作關系,實施準時化采購,管理水平得到提高,制造過程與產品質量得到有效控制,成本降低了,制造的敏捷性與柔性增加了。


概括起來,雙贏關系對于采購中供需雙方的作用表現在:

(1)供應商方面

①增加對整個供應鏈業務活動的共同責任感和利益的分享;

②增加對未來需求的可預見性和可控能力,長期的合同關系使供應計劃更加穩定;

③成功的客戶有助于供應商的成功;

④高質量的產品增強了供應商的競爭力。

(2)制造商方面

①增加對采購業務的控制能力;

②通過長期的、有信任保證的訂貨合同保證了滿足采購的要求;

③減少和消除了不必要的對進購產品的檢查活動。

建立互惠互利的合同是鞏固和發展供需合作關系的根本保證。互惠互利包括了雙方的承諾、信任、持久性。信守諾言,是商業活動成功的一個重要原則,沒有信任的供應商,或沒有信任的采購客戶都不可能產生長期的合作關系,即使建立起合作關系也是暫時的。持久性是保持合作關系的保證,沒有長期的合作,雙方就沒有誠意做出更多的改進和付出。機會主義和短期行為對供需合作關系將產生極大的破壞作用。

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3. 如何選擇供應商

(1)適當控制供應商數量

供應商的數量要少,為什么呢?數量越少,企業向供應商采購的量就會越大,而采購量越大,供應商與企業長期合作的可能性就越大。例如,如果你的采購量只占供應商生產量的1%,那他有可能與你長期合作嗎?不可能。如果你的采購量占了他生產量的30%,甚至50%的時候,他肯定會求著與你長期合作。

(2)選擇距離比較近的供應商

這樣做,考慮的是運輸成本和響應的時間。有時候企業急著要貨,如果距離太遠就很難控制到貨時間,很可能會造成斷料。所以,選擇距離比較近的供應商會好一些。

另外,距離比較近,企業與供應商交流也比較方便。

(3)選人比選項目更重要

我們在選擇供應商時,最重要的一點是對人的選擇。

有一次,我在廈門參加一個風險投資的會議。大家都知道,風險投資家看中哪個項目就投資錢,以后如果項目做成功了,他們就賺錢,如果失敗了,投資的錢也就打了水漂。所以,他們對項目的選擇至關重要。

但是,那些風險投資家首先選的一般不是項目,而是人。如果你說你有項目,他們會先跟你談。談完以后,如果認為你這個人不錯,他們才會問你的搭檔、領導班子是什么情況。如果認為你的領導班子也不錯,他們才會去看你的項目和產品。如果他們跟你談過以后,覺得你這個人不行,跟你的領導班子談,又覺得領導班子也不行,他們就不看產品了。為什么?因為再好的項目被差的人運作也會失敗。

所以說,選人比選項目更重要。我們挑選供應商也一樣,要與供應商的老板或者供應商的中高層干部談談,看看他們的經營理念怎么樣。假如我們想共贏,而供應商成心想多撈油水,那合作就沒有什么意義了。如果供應商也愿意跟我們共贏,我們就可以再考慮其他的因素。

有一家夫妻店,專門為周圍的十幾家工廠供應文具,小兩口日子過得很滋潤。小兩口只追求一點點的利潤,他們的價格是最便宜的。并且,他們從來不賣假貨,例如他們從來不會賣像某些圓珠筆那樣,寫了兩天就寫不出來的差品質東西。

有品質保證,價格又優惠,工廠當然愿意找他們進貨。雖然他們每次賺錢比較少,但他們是長期賺錢,固定供應十幾家工廠,利潤已經很可觀了。

這種供應商就是心態比較好的供應商,不追求暴利,不欺詐廠家,希望與客戶長期做生意。企業要找,就得找這種供應商。

另外,如果供應商是工廠,我們還要考慮其老板有沒有不斷降低成本的意愿,如果沒有,以后他們的價格就降下不去,價格降不下去,對企業來說也沒有好處。為什么這樣說呢?如果企業壓他們的價格,他們的質量就會差,如果不壓價,價格又太高了。

總之,看人就是要看對方是要暴利的暫時生意,還是要穩定利潤的長久生意。

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4. 如何與供應商保持長期合作

(1)先搞好企業內部管理

企業內部管理得好,供應商才會更加主動地配合企業。如果企業的內部管理一塌糊涂,供應商送貨過來沒有人收貨,沒有人檢驗,沒有人簽字,收了貨該給錢又沒有給錢,那么,是不會有供應商愿意和這樣的企業長期合作的。

(2)與供應商簽訂長期合同協議

我之前所在的企業與供應商簽訂的便是長期合同協議,我們只需要把訂單發過去,供應商就可以發貨了。在價格上,我們和供應商都談好了,并約定如果價格有變動,便通知對方。這樣一來,我們就不用每一次都去討價還價。有時候,我們急著生產,還可以打電話讓供應商先發貨,發了貨以后我們再補手續過去。當然,我們所謂的手續,就是一個E?mail或者一個傳真,只要確認一下就可以。這樣,我們就省了中間的很多事務。

簽訂了長期的合同協議,就不用買一單訂一單。我們發訂單的時候,只需要較少的文字工作,一個訂單只需要發所需型號過去就可以。

當然,每一批發貨數量可能會有變動,但合同總數是固定的。這就是說,有可能1月份10萬件、2月份12萬件……每一次都可能有變動,但總體上是沒有變動的。

(3)幫助供應商降低成本

以前,我們企業每年都會派人到供應商那兒去拜訪。有個供應商在浙江,每年去拜訪時,我們都要與其討論一個問題:怎么降價。可能有人不懂我們為什么要幫助供應商降價,但我告訴各位,幫供應商降價,其實正是為了我們自己也能降低成本。例如,我們的零件進價是10元,供應商是用9元的成本做出來的,賺1元。那我們可以告訴供應商,明年我們給9?5元,但并不要他讓利給我們,這樣他就少賺錢了,而是我們要幫他把成本降到8?5元。降低成本以后,供應商不僅僅能賺我們企業的錢,更能賺其他企業的錢,因為他賣給別人可以仍然是10元。所以,談論降價問題,對雙方都好。

另外,成本降低了,供應商的競爭優勢就更強了。所以,供應商碰到我們這種客戶,對其自身發展也是很有幫助的。這樣一來,我們和供應商的合作能不長久嗎?


5. 如何保障品質管制的長期性

(1)與供應商建立戰略伙伴關系

企業與供應商應該是相互發展、相互依存的,是共贏企業體。大家可能都知道供應鏈這個詞,但是否真正理解這個詞的內涵呢?如果上下游企業之間不是鏈接關系,而是互相討價還價的關系,那就稱不上供應鏈。正規的供應鏈應該是這樣的:企業之間產品價格是透明的,產品從原材料到出貨一共賺了多少錢大家都知道,然后大家討論好一個分成比例,例如我要35%,你要35%,他要30%,然后按照這個比例拼命賺錢,賺了錢大家按比例分成。這樣做有什么好處呢?各企業相當于是一個廠,無需再互相討價還價,產品直接由這條生產線送到那條生產線。這才是真正的供應鏈。

當然,中國企業能夠完全做到這一步嗎?做不到。中國的企業老板很難這么做,即使把賺多少錢告訴了供應商,他也會留一手。但如果大家都留一手,所謂的供應鏈也就沒有意義了。

中國企業要做到供應鏈這一步是比較難的,那怎么辦呢?形成一個戰略伙伴關系。戰略伙伴關系就是企業與供應商之間有分歧,也有沖突,但是盡量尋求一些共同點,就像前面提到的文具供應商一樣,追求穩定利潤的長期合作。這種關系就是現在企業與供應商雙贏的關系:不只考慮價格(因為這樣就容易敵對,容易仇視),還要考慮合理的利潤,你要賺錢,我也要賺錢,一定要互利。

很多企業表面說要努力實現雙贏,但是心里卻認為最好是我贏9,你贏1,這種態度與別人合作就是短期行為。李嘉誠為什么能夠成為世界華人首富?因為他有很多絕招。比如,他說,我同你做生意,大家合作,本來可以55贏的,我李嘉誠只要4,把6給你。這樣一來,誰不想與李嘉誠做生意?所以李嘉誠的生意越做越大,最后成為世界華人首富。

如果一個人在雙贏觀念上面放不開,不僅采購會出問題,而且企業的發展也會出問題。

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6. 供應商的激勵機制

要保持長期的雙贏關系,對供應商的激勵是非常重要的,沒有有效的激勵機制,就不可能維持良好的供應關系。在激勵機制的設計上,要體現公平、一致的原則。給予供應商價格折扣和柔性合同,以及采用贈送股權等,使供應商和制造商分享成功,同時也使供應商從合作中體會到雙贏機制的好處。


7. 合理的供應商評價方法和手段

要實施供應商的激勵機制,就必須對供應商的業績進行評價,使供應商不斷改進。沒有合理的評價方法,就不可能對供應商的合作效果進行評價,將大大挫傷供應商的合作積極性和合作的穩定性。對供應商的評價要抓住主要指標或問題,比如交貨質量是否改善了,提前期是否縮短了,交貨的準時率是否提高了等。通過評價,把結果反饋給供應商,和供應商一起共同探討問題產生的根源,并采取相應的措施予以改進。


三、堅持品質管理八原則

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第一,雙方要了解對方的品管體系。企業要了解供應商,供應商也要了解企業,大家對檢驗的標準要一致。如果企業的檢驗方法與供應商的不一樣,那就麻煩了。同樣的道理,企業的檢驗方法也要與客戶的一樣。也就是說,要三者一致。

第二,雙方各自保留一定的自主性,彼此尊重。

第三,雙方一定要簽訂合同。親兄弟明算賬,企業對質量、產量、數量、價格、交期、付款等條件一定要事先有合同約定,避免雙方發生糾紛。先小人后君子,一切清清楚楚。

第四,雙方都應該履行自己的義務。供應商應該提供讓企業感到滿意的材料,并且在必要的時候提供數據。例如供應商要把檢驗數據提供給企業,如果企業認為他們的數據是客觀的,企業就不用檢驗了。現在很多企業都要求供應商送貨的時候附上檢驗單。當然,企業對檢驗的準確度還要進行考察,當確定其檢驗是客觀的時候,就可以接收這批原材料了。要不然,供應商檢查一遍,企業還要檢查一遍,就是浪費了。

第五,雙方要有對方認可的評價方法。不要雙方評價不一樣,供應商說很好,企業說很差,這時候就要吵架了。如果雙方意見不一致,就要先協商,協商不行要事前規定由誰處理,去哪里處理。

第六,雙方一定要站在對方的立場上交換品質管理方面的一些資料。也就是,企業是怎么控制品質的,供應商是怎么控制品質的,雙方交換一下意見。

第七,對各項計劃要有管理。對于訂購、生產、庫存計劃及各事務的處理,都要有充分的管理。一般來說,企業都要求銷售部門提供好的銷售計劃,而企業又是供應商的客戶,那企業能不能給供應商提供一個短期計劃呢?現在一些大工廠都會提前給供應商制訂計劃,例如現在是12月份,他們已經把明年的采購計劃都提供給供應商了。但是,確切的訂單什么時候確認呢?12月25日確定1月份的訂單,1月25日確定2月份的訂單,訂單的數目與計劃數目可以有一些變動,但是變動不能太大。

供應商有了這份計劃表,他們的計劃就會比較準確,成本也會比較低,價格上就可以做一些讓步。所以,企業一定要給供應商做好供貨計劃。當然,這得首先企業自己要有計劃,否則就沒辦法給供應商做計劃。

第八,雙方都要對產品的消費者負責,要為消費者的利益著想。

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四、杜絕采購人員的“灰色收入”

有些人工作很努力,業績突出,但卻疏忽了對個人職業品牌的打造,一不小心犯了某些禁忌,令之前的辛苦付出頃刻間毀于一旦。這樣的事件在職場中屢見不鮮。而灰色收入正是職場中人不可避免的大忌。

1、采購人員的“灰色收入”危害大

對于采購管理,企業最頭疼的事情就是采購人員的“灰色收入”。“灰色收入”到底嚴重到什么程度呢?我舉兩個案例。

案例一:廣東一個小老板開了一家紙箱包裝廠。有一天,他對我發牢騷說:“李老師,我不做老板做采購算了。”我問:“怎么了?”他說:“那個跨國公司有一個采購員,24歲的一個小女孩,來我們工廠采購包裝紙箱。因為跨國公司很大,包裝紙箱用量很大,那個小女孩就要我7%的回扣,而我的利潤才5%,她賺得比我還多。我還要辦廠,還要管理,我賺5%,她賺7%,你說做老板干什么?不如做采購算了。”

案例二:我曾經在一家企業負責供應管理,我們的采購做得很好。后來老板有一個朋友在廣州某手機生產廠商那里拿到一個訂單,要采購手機的所有包裝材料。我老板的朋友又不懂采購,怎么辦呢?他找到了我的老板。當時給到的單個整套包裝費用是55元,老板就讓我們去采購,后來我們28元就采購回來了。然后,我們就想辦法把28元變成55元給了他們,多余的錢就被老板與他的那個朋友分了。老板這一個項目就多賺了二三十萬元。

有時候老板對我說:“李總,別人都有回扣,我們就沒有嗎?不可能。”現在大家感覺采購沒回扣反而不正常了。“灰色收入”已經嚴重到這種很過分的程度了。


2、如何杜絕采購人員的“灰色收入”

在消除采購人員的“灰色收入”上,我當時做了很多工作,現在我就把自己的方法告訴大家。可能有人會說,老板的親戚就算有什么問題,你的方法也用不上。但我告訴你,這個方法很管用,關鍵是你有沒有決心去做。

當時我是怎么做的呢?我有一套采購人員的管理程序,但是這套程序首先要配備兩件東西,一個是致客戶的公開信,一個是致采購人員的信。

(1)致客戶的公開信

××客戶:

非常榮幸我們能夠一起合作,希望我們能形成長期合作關系,有錢大家賺。

在這里,我給您提三個小小的要求:

第一,您不能給我的采購人員一分錢回扣,否則一經發現,我就永遠不會與您做生意,斷絕關系。

第二,如果我的采購人員因為您不給他回扣而刁難您,您告訴我,經查屬實我馬上炒掉那個采購人員,繼續與您合作。

第三,您給我的價格必須是合理的,雖然我買您的原材料,但是我會時不時到市場上去抽查這個原材料的價格。如果我在市場上發現別人的原材料在質量一樣的情況下比您的便宜,而且便宜很多,那就意味著您在欺詐我。我不會要您賠償,但是我永遠不會再與您做生意。

接到這封信,絕大多數供應商都愿意這么做,因為誰也不愿意給回扣,給回扣是件很麻煩的事。醫療器械的回扣是最厲害的,一個賣醫療器械的人對我說:“李老師,那些拿回扣的人真可惡,如果我們公司給他3萬元回扣,他就進我們的醫療器械,另外一家公司給他5萬元回扣,他馬上拿那5萬元回扣不和我們合作了,并且之前拿走的那3萬元也不會退給我們。如果我們愿意給他8萬元回扣,他又轉過來了。他就是這么折騰來折騰去。”

連給回扣的人都對這些采購員恨之入骨,說明他們也不愿意給回扣。所以,有了這封信,我們就能與供應商建立比較好的合作關系。

(2)致采購人員的信

我們對采購人員有什么要求呢?請看下面致采購人員的信。

各采購人員:

在采購原材料時,請嚴格遵守以下要求:

第一,選擇客戶時應慎重,掌握“貨比三家”的原則;客戶確定后應報相應的主管人員,以保證客戶資料的完整性。

第二,禁止向客戶索取回扣,或借此百般刁難客戶。

第三,禁止向客戶提出任何虛假建議。公司將不定期抽查產品價格和拜訪客戶,若發現價格太高或有收回扣現象,將給予開除處分。對公司造成損失者,公司將追究經濟責任,包括停發工資、扣款、追究法律責任等。

另外我還想了一個絕招,就是把采購員辭退后,在報紙上面刊登一個辭退聲明。辭職聲明中會加上離職原因:“××員工因為××原因離開了我們公司,以后與我們沒有任何關系。”

我當然也不希望這樣做,但這樣做可以威懾采購人員:不要碰這件事情

(3)利用回扣砍價

可反過來,如果客戶主動給回扣怎么辦?那就把這個作為價格談判的降價依據之一。

有一次,我們企業與一個供應軟件的廠家談價格,先是采購部經理去談,談完我出面再談。談到最后,全部都談定了,我就問那廠家的銷售人員:“我的回扣呢?”他說:“李總,有回扣,當然有,我們給您留了5%。”我說:“好,算到價格里面去,再砍掉5%。”

也就是說,先不要跟供應商提回扣,等什么都說定了再同他說回扣,然后把價格再砍下來一部分。這正是砍價的藝術。

(4)如何應對采購人員的離職問題

當然,這里還有一個問題,就是有可能采購人員會不愿意在我們這里工作。為什么?因為他在別的地方有回扣,這里沒回扣,工資又不高。

那怎么解決這個問題呢?我想了一個辦法,給員工指明了另外一條光明大道:事先規定供應商降價的比例,例如降價指標是3%,如果降價比例超過3%,則從超出部分抽出20%作為整個采購部的獎金。

這樣一來,一樣可以降低價格,降低價格以后照樣可以光明正大地拿錢,而且拿的錢也不少。

所以對于采購人員:第一,不讓他拿回扣;第二,要給他考核標準。這樣,他才能不斷要求客戶降價。但是,降了價以后,還要給他獎勵,否則他就會離職。

這就是消除采購人員“灰色收入”的方法,我自己試過,很有效,但實行這個方法得有一個前提,就是老板要支持你,老板不支持,一切都是空談。

總之,很多企業的成本就高在采購上,如果企業能與供應商建立長期合作伙伴關系,能管理好自己的采購人員,就可以采購回來質量有保證、價格又合理的產品。這對于企業成本的控制是有很大作用的。

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